● Realizar en un mismo documento, un informe de un Jefe de Servicio o similar y Propuesta de una Directora, basada en este informe.
Consejería:
Familia e Igualdad de OportunidadesÓrgano Consultante:
D. G. de Familia y Políticas SocialesNº Consulta:
9/2018Fecha Consulta:
16 abr 2018Texto Pregunta:
Realizar en un mismo documento, un informe de un Jefe de Servicio o similar y Propuesta de una Directora, basada en este informe.Respuesta:
En la presente consulta se plantea el caso de si es posible realizar en un mismo documento administrativo un informe que corresponde a la jefatura de servicio y una propuesta que corresponde al titular del órgano directivo, generándose un único documento electrónico con su CSV correspondiente.
Lo expuesto conduce a analizar la medida de simplificación administrativa consistente en la “concentración de trámites”. La misma está prevista en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en el artículo 72.1, y prevé lo siguiente:
“De acuerdo con el principio de simplificación administrativa, se acordarán en un solo acto todos los trámites que, por su naturaleza, admitan un impulso simultáneo y no sea obligado su cumplimiento sucesivo”.
La metodología a seguir para la aplicación de dicha medida de simplificación administrativa, consiste en que las unidades gestoras de los procedimientos analicen los flujos y actividades que se generan a lo largo de la tramitación de los procedimientos administrativos, para verificar si existen trámites que por admitir un impulso simultáneo puedan sustanciarse en un solo acto administrativo.
En el caso planteado en la consulta, desde el punto de vista de la aplicación de la citada medida de simplificación consistente en la concentración de trámites, sería posible que ambas actuaciones admitieran un impulso simultáneo y que se sustanciaran en un solo acto y por tanto en un mismo documento administrativo, si así lo considera el órgano gestor.
Ahora bien, desde el punto de vista tecnológico, hay que tener en cuenta que la herramienta de firma electrónica “Portafirmas” permite la firma de un documento por varios firmantes mediante la generación de “flujos de firma”, pero en el documento electrónico firmado por varios firmantes mediante dicho flujo de firma, no podría distinguirse qué parte del mismo correspondería a cada uno de ellos (a diferencia de lo que ocurre en papel). Es decir, al generarse un único documento electrónico con un único CSV, el documento firmado con un flujo de firma es firmado en su totalidad por todos los firmantes, de forma que el jefe de servicio firmaría tanto el informe como la propuesta, y viceversa, el Director firmaría tanto la propuesta como el informe, con la consiguiente invasión de funciones o competencias.
En resumen, al ser un único documento electrónico (aunque incluya dos actuaciones de dos personas distintas) el documento es firmado en su conjunto (en todas las páginas) por ambos, de modo que los dos firmarían el informe y los dos firmarían la propuesta, no pudiéndose distinguir que unas páginas sean firmadas por uno y otras por otro, precisamente por tratarse de un único documento electrónico.
De manera que solo sería posible la simplificación administrativa mediante la concentración de trámites, cuando las dos actuaciones que se quieren concentrar en el mismo documento electrónico correspondieran al mismo firmante.